仕事を手放し、時間と頭のフリースペースを創る

前回の『新事業に向けた体制が整ってきました!』の投稿の続きです。

今週からバックオフィス業務全般をマネージしてくださる新しいスタッフが参画しました。

これで現在のオペレーションマネジャー(現地スタッフのマネジャー)、9月に参画したCOO候補の上記の日本人マネジャー、そしてバックオフィス責任者、代表の私の4人の経営陣の体制の準備が整いました。

今年一年、紆余曲折ありましたが、何とかここまでこぎつける事ができました。

ここからスタートラインに立つ(新規事業の起ち上げに注力する)までに、あともう一歩です!

その一歩の中で、創業者兼代表としての私のチャレンジは、いかにこれまで自分が担ってきたタスク、活動、そして責任範囲を手放していくか。です。

創業から6年弱。現在の宅配事業を起ち上げてから4年弱、自分一人で経営を回してきました。

もちろん、大半の日々の宅配オペレーション、一部の間接業務は現地マネジャーやスタッフが担ってくれていますが、洗い出してみると、経営のコアな部分以外にも、名前のつけられないような様々な細かいタスクも多いです。

さらに、肝心な部分のモニタリングや統制活動もあり、そのモニタリング体制(レベル感や頻度)、職務分離についても、改めて見直しを加えています。

創業当初は、自分がプレイヤーとして作業に徹するのではなく、なるべく手放していこうと考えていました。

コンサル時代の考えが抜けず、また多くの経営者も『経営者は作業からフリーになる事』など言っており、自分がやるのではなく、なるべくはスタッフや外部人材に任せるよう考えてきましたが、すぐに挫折しました。。

サービスも固まっていない創業当時というステージなのか、ウガンダという環境なのか、自分がやった方がイメージも揃っているので何十倍も速く物事が進みますが、スタッフ任せにすると全く進みません。進まないどころか、自分のレビューを考えると、自分でやるよりも何倍も時間がかかってしまいます。

先輩経営者の失敗談なども参考にし、『初期のころは、自分でやれることはできるだけ自分でやって進める。』というスタンスに切り替えたところ、何とか立ち上がりました。

そこから、自分がやりながら、業務の流れを定義し、設計し、マニュアルっぽいものを作り、そこからスタッフに任せを繰り返し、1年ほどで、日々の宅配オペレーションからはほぼ解放されました。

さらに、間接業務の仕事でもルーティンで出来るものは、どんどん移管していきました。

それでも、様々な業務が自分に残っており、依然として自分が他の仕事で忙しくなると滞る事態が発生していました。

会社の中での一番のボトルネックが自分自身になっている事態が長く続いてきました。

・細々としたことの意思決定

・日々の宅配業務のKPIの確認、そこからの課題抽出と問題定義、解決案の促進、解決案が導入されたか、定着したかの確認

・お金が正しく使われているか、入っているかの確認

・スタッフの人事や労務上の困りごとなどへの相談や対応

・クライアントの日々の困りごとや要望への対応

・オフィスの施設管理系のトラブルの対応

・宅配中のトラブルの対応

・サプライヤーとのトラブルの対応

・お客さんからの資金回収の対応

・社内のPCやスマホの設定(スタッフのITレベルが低くて、今年IT人材が入るまでは全部自分でやっていた)

・銀行関係の入出金、手続き・・・

などなど・・・

一つ一つは大きくない仕事ですが、毎週20から30以上のタスクがあり、塵も積もれば結構な工数を取られます。

そして、工数以上に自分の頭のリソースが取られることが大きな問題です。

この状況を脱しなければ次はありません。

特に、新規事業のようなイノベーションを作っていく話と、既存の宅配オペレーションの効率化を同時に考えるには、頭(マインドセット)の切り替えを工夫しなければ、既存事業側に引きずられます。

ここ2-3年頭を悩ませていた問題が、あと少しでなくなります!

ここ数年、資金も人材も限られている中で、3本進んでは2歩戻るを繰り返してきました。

ここを抜け出すのもあと一歩!期待が膨らみます!

あと2か月弱。年内までに、どれだけ上記の業務をマネジャー陣に移譲し、自分の時間および頭のリソースを空っぽにできるか?

勝負の時になります!